Clienti che non pagano: come evitarli e cosa fare in caso di fatture non saldate

Se anche voi (come me) siete dei freelance, conoscerete bene la paura che il lavoro che avete svolto non vi venga pagato. Si sa, a volte il mondo del lavoro può essere un posto orribile, e cosi a ogni nuova fattura emessa ci si ritrova a pregare, fare balli propiziatori e chissà che altro nella speranza che a quella fattura corrisponda un bonifico.

Io però devo confessarvi un segreto: lavoro come traduttrice freelance da ormai 10 anni, e non mi è mai capitato che una delle mie fatture non venisse pagata. È vero, non ho milioni di clienti sparsi per il continente, ma è comunque un fatto degno di nota. In tanti mi dicono che sono stata davvero fortunata.

Ma è proprio così? Si tratta soltanto di fortuna o c’è dell’altro dietro? Un po’ di buona sorte dev’esserci per forza di mezzo, ma di certo c’è anche un abbondante pizzico di “prevenzione”. Ora proverò a spiegarvi cosa faccio prima di contattare un nuovo cliente o di accettare nuove collaborazioni che mi vengono proposte. Di certo non saranno consigli rivoluzionari, ma forse potranno aiutare chi non ha mai pensato di tutelarsi in qualche modo.

  1. Analisi del sito Prima di contattare un nuovo cliente mi collego al suo sito e lo analizzo in ogni sua sezione. Ci sono i contatti, il numero di partita IVA? Viene specificato nel dettaglio di cosa si occupa, di quali strumenti si serve, quale sia la sua mission e via dicendo? Il sito è ben fatto? Ha un aspetto professionale o si tratta solo di qualche paginetta malfatta? Certo, l’abito non fa il monaco, ma a volte anche un semplice sito può farci capire molto del cliente con cui abbiamo a che fare.
  2. Ricerche online Il secondo passo consiste nel fare delle approfondite ricerche online. In questa fase seguo un approccio molto libero. Ricerco prima il nome del cliente, poi procedo ad associarlo a parole chiave specifiche che mi permettano di rintracciare commenti sulla sua “reputazione”. Qualche esempio? Nome cliente + opinioni, Nome Cliente + pagamenti, Nome Cliente + cattivo pagatore…e via dicendo. Con il tempo ognuno di voi potrà creare la propria “routine investigativa” a seconda delle proprie necessità.
  3. Strumenti online I traduttori che collaborano con le agenzie (e che quindi si occupano prevalentemente di traduzioni in ambito specialistico) possono ricorrere a un preziosissimo strumento, vale a dire la Blue Board di proz.com. Si tratta di un database all’interno del quale le singole agenzie vengono valutate dai traduttori e dagli interpreti con cui collaborano sulla base di criteri quali validità dei progetti, competenze dei PM e rispetto dei termini di pagamento. Ma mi permetto di darvi un paio di dritte in più. La prima è che l’iscrizione al sito è a pagamento (potete sottoscrivere un abbonamento annuale, ma vi rimando al sito stesso per capire quali siano i servizi inclusi nell’abbonamento). La seconda è: fate attenzione alle date in cui i traduttori o gli interpreti hanno inserito il proprio commento, perché spesso gli ultimi commenti risalgono ad anni precedenti.

Per quanto riguarda le traduzioni in ambito editoriale sono costretta a fare una premessa. Ho iniziato a propormi agli editori solo a partire da quest’anno, e quindi la mia esperienza è più limitata, ma in questi primi mesi ho adottato un approccio simile. Ho fatto ricerche approfondite online, andando a ricercare in particolare i forum in cui i traduttori si scambiano pareri sui propri committenti. E ovviamente non dimentichiamo lo strumento più importante, vale a dire il passaparola con gli altri traduttori. Molto spesso il confronto con i nostri colleghi è lo strumento più prezioso.

Sì, ma se poi, nonostante tutte queste precauzioni, il cliente non paga? Come vi dicevo non ho esperienze dirette in merito, ma ecco cosa farei se dovesse capitare.

Per prima cosa aspetterei qualche settimana, concedendo al mio cliente il beneficio del dubbio. Magari ha dimenticato di pagare la mia fattura, magari non se ne occupa lui direttamente ma il suo commercialista, magari sta attraversando un periodo difficile… Certo, in questo caso sarebbe onesto da parte sua comunicarmelo, ma credo che ognuno di noi abbia attraversato periodi difficili nel corso della propria vita professionale, quindi in alcuni casi sono favorevole a una certa elasticità.

Qualora entro qualche settimana da questo primo contatto non ricevessi risposta o se la promessa di pagamento non venisse mantenuta, passerei probabilmente a una telefonata o a una seconda mail, in cui chiederei di procedere al pagamento con un tono più deciso.

Nel caso in cui il pagamento dovesse continuare a tardare, potrei chiedere al mio commercialista di scrivere al cliente elencando le conseguenze del mancato pagamento, e se anche in questo caso il pagamento non arrivasse, il passo successivo consisterebbe nel contattare un avvocato.

Ora, sappiamo bene che i servizi di un avvocato hanno un costo elevato, e che quindi anche una semplice lettera di diffida potrebbe metterci di fronte a spese non proprio irrisorie. Il mio consiglio è quello di valutare bene le circostanze: se si tratta di una fattura di pochi euro probabilmente la strada migliore sarà quella di rassegnarci a non vedere più quei soldi entrare nelle nostre casse. In tutti gli altri casi la scelta sta a voi. Per quanto mi riguarda, rispetto profondamente il lavoro degli altri ed esigo che anche il mio venga rispettato (come è ovvio che sia), e quindi farei il possibile affinché il cliente mi paghi ciò che mi spetta.

Ricordate però che a monte di tutto questo dovrà esserci un contratto sottoscritto da voi e dal vostro cliente, all’interno del quale vengano specificate le condizioni che disciplinano il vostro rapporto di collaborazione. Leggetelo sempre attentamente e non abbiate paura di fare domande se qualcosa non vi è chiaro, o di contattare il vostro commercialista per avere maggiori informazioni prima di firmare.

Per altre informazioni vi lascio tre suggerimenti:

  1. ACTA è un’associazione nata nel 2004 che si impegna a promuovere la collaborazione tra freelance e a sostenerli dal punto di vista del diritto, di un welfare equo e di un’equa fiscalità;
  2. STRADE è la sezione traduttori editoriali di Slc-Cgil, attiva dal 2016 e finalizzata alla tutela e alla promozione del lavoro dei traduttori che operano in via esclusiva o parziale in regime di diritto d’autore;
  3. AITI è l’Associazione Italiana Traduttori e Interpreti, che dal 1950 promuove il riconoscimento giuridico dei traduttori/interpreti come professionisti e ne tutela gli interessi economici e giuridici.

Spero che i miei suggerimenti possano aiutarvi a prevenire situazioni spiacevoli. Nel mio caso hanno funzionato negli ultimi 10 anni. Non so se continueranno a funzionare per sempre o se le cose cambieranno, ma il consiglio che mi sento di darvi è quello di prestare sempre la dovuta attenzione e di non aver mai paura di far valere i vostri diritti, perché il vostro lavoro è prezioso, così come lo siete voi. Se invece avete voglia di raccontarmi le vostre esperienze o di dare altri consigli preziosi a chi leggerà questo post, vi aspetto nei commenti.

2 pensieri riguardo “Clienti che non pagano: come evitarli e cosa fare in caso di fatture non saldate

  1. Io purtroppo ho avuto a che fare con un paio clienti che poi si sono rivelati cattivi pagatori. Insistendo e “alzando la voce” con qualche mail sono poi riuscita a farmi pagare, senza dover ricorrere ad avvocati. Per fortuna si è trattato casi sporadici, ma, come suggerisci tu, è sempre bene partire preparati/e e rapportarsi in modo professionale sin da subito per evitare di incappare in persone poco serie. Meglio un cliente in meno che una fattura non pagata! 😀

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    1. Esatto! Spesso, soprattutto quando si è agli inizi, si tende ad accettare qualunque tipo di lavoro da qualunque cliente per paura di non arrivare a fine mese, ma come dici tu…meglio pochi ma buoni!

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