Clienti che non pagano: come evitarli e cosa fare in caso di fatture non saldate

Se anche voi (come me) siete dei freelance, conoscerete bene la paura che il lavoro che avete svolto non vi venga pagato. Si sa, a volte il mondo del lavoro può essere un posto orribile, e cosi a ogni nuova fattura emessa ci si ritrova a pregare, fare balli propiziatori e chissà che altro nella speranza che a quella fattura corrisponda un bonifico.

Io però devo confessarvi un segreto: lavoro come traduttrice freelance da ormai 10 anni, e non mi è mai capitato che una delle mie fatture non venisse pagata. È vero, non ho milioni di clienti sparsi per il continente, ma è comunque un fatto degno di nota. In tanti mi dicono che sono stata davvero fortunata.

Ma è proprio così? Si tratta soltanto di fortuna o c’è dell’altro dietro? Un po’ di buona sorte dev’esserci per forza di mezzo, ma di certo c’è anche un abbondante pizzico di “prevenzione”. Ora proverò a spiegarvi cosa faccio prima di contattare un nuovo cliente o di accettare nuove collaborazioni che mi vengono proposte. Di certo non saranno consigli rivoluzionari, ma forse potranno aiutare chi non ha mai pensato di tutelarsi in qualche modo.

  1. Analisi del sito Prima di contattare un nuovo cliente mi collego al suo sito e lo analizzo in ogni sua sezione. Ci sono i contatti, il numero di partita IVA? Viene specificato nel dettaglio di cosa si occupa, di quali strumenti si serve, quale sia la sua mission e via dicendo? Il sito è ben fatto? Ha un aspetto professionale o si tratta solo di qualche paginetta malfatta? Certo, l’abito non fa il monaco, ma a volte anche un semplice sito può farci capire molto del cliente con cui abbiamo a che fare.
  2. Ricerche online Il secondo passo consiste nel fare delle approfondite ricerche online. In questa fase seguo un approccio molto libero. Ricerco prima il nome del cliente, poi procedo ad associarlo a parole chiave specifiche che mi permettano di rintracciare commenti sulla sua “reputazione”. Qualche esempio? Nome cliente + opinioni, Nome Cliente + pagamenti, Nome Cliente + cattivo pagatore…e via dicendo. Con il tempo ognuno di voi potrà creare la propria “routine investigativa” a seconda delle proprie necessità.
  3. Strumenti online I traduttori che collaborano con le agenzie (e che quindi si occupano prevalentemente di traduzioni in ambito specialistico) possono ricorrere a un preziosissimo strumento, vale a dire la Blue Board di proz.com. Si tratta di un database all’interno del quale le singole agenzie vengono valutate dai traduttori e dagli interpreti con cui collaborano sulla base di criteri quali validità dei progetti, competenze dei PM e rispetto dei termini di pagamento. Ma mi permetto di darvi un paio di dritte in più. La prima è che l’iscrizione al sito è a pagamento (potete sottoscrivere un abbonamento annuale, ma vi rimando al sito stesso per capire quali siano i servizi inclusi nell’abbonamento). La seconda è: fate attenzione alle date in cui i traduttori o gli interpreti hanno inserito il proprio commento, perché spesso gli ultimi commenti risalgono ad anni precedenti.

Per quanto riguarda le traduzioni in ambito editoriale sono costretta a fare una premessa. Ho iniziato a propormi agli editori solo a partire da quest’anno, e quindi la mia esperienza è più limitata, ma in questi primi mesi ho adottato un approccio simile. Ho fatto ricerche approfondite online, andando a ricercare in particolare i forum in cui i traduttori si scambiano pareri sui propri committenti. E ovviamente non dimentichiamo lo strumento più importante, vale a dire il passaparola con gli altri traduttori. Molto spesso il confronto con i nostri colleghi è lo strumento più prezioso.

Sì, ma se poi, nonostante tutte queste precauzioni, il cliente non paga? Come vi dicevo non ho esperienze dirette in merito, ma ecco cosa farei se dovesse capitare.

Per prima cosa aspetterei qualche settimana, concedendo al mio cliente il beneficio del dubbio. Magari ha dimenticato di pagare la mia fattura, magari non se ne occupa lui direttamente ma il suo commercialista, magari sta attraversando un periodo difficile… Certo, in questo caso sarebbe onesto da parte sua comunicarmelo, ma credo che ognuno di noi abbia attraversato periodi difficili nel corso della propria vita professionale, quindi in alcuni casi sono favorevole a una certa elasticità.

Qualora entro qualche settimana da questo primo contatto non ricevessi risposta o se la promessa di pagamento non venisse mantenuta, passerei probabilmente a una telefonata o a una seconda mail, in cui chiederei di procedere al pagamento con un tono più deciso.

Nel caso in cui il pagamento dovesse continuare a tardare, potrei chiedere al mio commercialista di scrivere al cliente elencando le conseguenze del mancato pagamento, e se anche in questo caso il pagamento non arrivasse, il passo successivo consisterebbe nel contattare un avvocato.

Ora, sappiamo bene che i servizi di un avvocato hanno un costo elevato, e che quindi anche una semplice lettera di diffida potrebbe metterci di fronte a spese non proprio irrisorie. Il mio consiglio è quello di valutare bene le circostanze: se si tratta di una fattura di pochi euro probabilmente la strada migliore sarà quella di rassegnarci a non vedere più quei soldi entrare nelle nostre casse. In tutti gli altri casi la scelta sta a voi. Per quanto mi riguarda, rispetto profondamente il lavoro degli altri ed esigo che anche il mio venga rispettato (come è ovvio che sia), e quindi farei il possibile affinché il cliente mi paghi ciò che mi spetta.

Ricordate però che a monte di tutto questo dovrà esserci un contratto sottoscritto da voi e dal vostro cliente, all’interno del quale vengano specificate le condizioni che disciplinano il vostro rapporto di collaborazione. Leggetelo sempre attentamente e non abbiate paura di fare domande se qualcosa non vi è chiaro, o di contattare il vostro commercialista per avere maggiori informazioni prima di firmare.

Per altre informazioni vi lascio tre suggerimenti:

  1. ACTA è un’associazione nata nel 2004 che si impegna a promuovere la collaborazione tra freelance e a sostenerli dal punto di vista del diritto, di un welfare equo e di un’equa fiscalità;
  2. STRADE è la sezione traduttori editoriali di Slc-Cgil, attiva dal 2016 e finalizzata alla tutela e alla promozione del lavoro dei traduttori che operano in via esclusiva o parziale in regime di diritto d’autore;
  3. AITI è l’Associazione Italiana Traduttori e Interpreti, che dal 1950 promuove il riconoscimento giuridico dei traduttori/interpreti come professionisti e ne tutela gli interessi economici e giuridici.

Spero che i miei suggerimenti possano aiutarvi a prevenire situazioni spiacevoli. Nel mio caso hanno funzionato negli ultimi 10 anni. Non so se continueranno a funzionare per sempre o se le cose cambieranno, ma il consiglio che mi sento di darvi è quello di prestare sempre la dovuta attenzione e di non aver mai paura di far valere i vostri diritti, perché il vostro lavoro è prezioso, così come lo siete voi. Se invece avete voglia di raccontarmi le vostre esperienze o di dare altri consigli preziosi a chi leggerà questo post, vi aspetto nei commenti.

Riprendersi il tempo

Ho una confessione da fare: nelle ultime settimane, complici festività e ponti vari, ho lavorato ben poco. La cosa sorprendente (almeno per me, visto che negli anni ho trasformato il lavoro in una sorta di dipendenza) è che si è trattato di una scelta ben precisa, e non di pura casualità. Ho deciso di mettere a tacere la stacanovista che è in me e di godermi, almeno per una volta, il mio tempo.

Imparare dagli errori

Sono freelance da dieci anni, e di errori ne ho commessi parecchi se penso al modo in cui mi sono ritrovata a gestirmi per lungo tempo. Per paura che il mio lavoro non venisse apprezzato, o anche solo per paura di perdere clienti o di non guadagnare abbastanza, ho lavorato fino a 15 ore al giorno, ho lavorato di notte, nei weekend, durante le feste, mi sono privata delle ferie, del tempo libero e a volte anche del tempo per fare una semplice doccia.

La stanchezza ha iniziato ad accumularsi, ho consegnato progetti che, seppur “formalmente” corretti, non mi soddisfacevano del tutto, ho attraversato periodi in cui vedevo tutto nero perché avevo perso il controllo, ho ceduto al nervosismo e ho avuto atteggiamenti sbagliati verso persone che non lo meritavano, ho trascurato i miei hobby (per un periodo ho addirittura smesso di leggere, e ho anche smesso di preparare dolci e piatti più ricercati, attività che fino a qualche anno fa era la mia principale fonte di svago). In definitiva, mi sono annullata, dedicandomi quasi esclusivamente al mio lavoro, in modo forse morboso e del tutto ingiustificato.

Hai imparato la lezione?

Sì, l’ho fatto, anche per i segnali che il mio corpo ha iniziato a lanciarmi sperando in una reazione da parte mia: emicrania, stanchezza cronica, apatia, capelli sempre più deboli. È proprio così che ho capito dove stavo sbagliando. La lezione che ho imparato suona più o meno così (anche se ancora oggi faccio fatica ad ammetterlo): lavorare in orari improbabili e privarmi del meritato riposo non mi ha resa migliore di nessun altro, né in termini professionali né in termini personali. E di certo non mi ha fatto essere una figlia/madre/compagna/amica attenta e presente, perché ho vissuto di sfuggita alcuni istanti della mia vita familiare, e non ho trascorso abbastanza tempo con amici che invece lo avrebbero meritato. Ma soprattutto, ho trascurato me stessa, mancandomi di rispetto, senza riuscire a essere (per troppo tempo) la persona e la professionista che ho sempre desiderato essere.

Qualcosa è cambiato

Cosa è cambiato allora? Quale consiglio mi sento di dare a chi si trova nella stessa situazione in cui io mi sono trovata per troppo tempo? Il mio consiglio è quello di riprendervi (riprenderci) il tempo. Di certo, non sarà possibile recuperare quello che abbiamo già perso, ma possiamo sfruttare al meglio quello che verrà.

È ovvio, urgenze e contrattempi capitano spesso e volentieri quando si è freelance, ma il segreto è quello di far sì che questi casi non diventino la normalità. Per quanto mi riguarda ho iniziato a dire no alle richieste del venerdì sera per il lunedì mattina, o in ogni caso a dire sì, ma proponendo tempi di consegna diversi, più lunghi e più adatti a me e al mio stile di vita. A volte i clienti accettano, altre volte no, ma adesso i rifiuti non mi pesano più, perché so che anche se guadagnerò qualche euro in meno, sarò una persona più serena, e potrò occuparmi di altri progetti con più leggerezza, e di certo con meno stanchezza addosso.

Altra cosa che ho deciso di ricominciare a fare è viaggiare: non importa che siano viaggi in terre straniere o weekend dietro casa, la cosa fondamentale è ricominciare dopo aver quasi dimenticato come si fa a preparare la valigia e partire senza pensare che il mondo possa crollare in mia assenza.

Sono la prima a riconoscere il valore del duro lavoro, anche perché ho la fortuna di fare un lavoro che amo, ma adesso sono anche convinta del fatto che il riposo sia necessario per lavorare meglio, essere più creativa, più concentrata, più a fuoco, una professionista migliore insomma.

E sapete che c’è? Solo un anno fa mi sarei fatta prendere dal panico per le due settimane di inattività non previste che sono appena trascorse. Stavolta invece ho cavalcato l’onda e me le sono godute fino in fondo: famiglia, amici, ore e ore trascorse al parco con mia figlia, gite fuori porta, nuovi incontri, docce lunghissime e tante, tantissime ore di sonno (forse fin troppe).

Oltre a questa pausa inaspettata, ultimamente sto cercando di seguire un orario di lavoro diverso dal tradizionale 9-18. Quando il sonno me lo consente punto la sveglia alle 5:00 (5:30 al massimo), lavoro fino alle 7:30, porto mia figlia all’asilo, faccio una passeggiata con il mio cane e alle 9:00 sono nuovamente in ufficio. Lavoro fino alle 15:30 (con un’oretta di pausa per il pranzo) e poi basta: passo il pomeriggio con mia figlia, faccio la spesa e tutto il resto. Il tempo libero nel pomeriggio è la nota positiva, quella negativa è il sonno incontrollabile che mi coglie subito dopo aver pranzato. Ma credo che anche in questo caso sia un po’ una questione di abitudine, quindi continuerò a provare ancora per un po’, finché non mi verrà naturale, o finché non morirò di sonno.

Morale della favola? Per quanto mi riguarda la soluzione è stata sperimentare fino a trovare il mio equilibrio, per quanto precario possa essere. Se invece voi siete stati più bravi di me e siete riusciti fin da subito a separare lavoro e vita privata, fatemi sapere come avete fatto, quali sono i vostri segreti inconfessabili: se saranno interessanti li farò miei di sicuro! 😉

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Soundtrack: Brunori Sas – La vita pensata